AI & procesautomatisering
Handmatig werk. Automatisch geregeld.
Facturen inboeken, orders overtypen, offertes samenstellen, rapportages plakken. Ik bouw de software die dat overneemt en koppel 'm aan de systemen die je al gebruikt.
Projecten van 2.500 tot 25.000 euro. Vaste prijs, vooraf afgesproken.
Dertig minuten, geen verkooppraatje. Je weet daarna of het bij jou zinvol is.
Draait in jouw omgeving
Jouw cloud, jouw accounts.
Verwerkersovereenkomst standaard
AVG op papier, vóór de eerste regel code.
Nooit gebruikt voor AI-training
Enterprise-voorwaarden bij elke AI-leverancier.
Het probleem
Het werk dat nooit op de agenda staat
Het is zelden één groot probleem. Het zijn tien kleine handelingen die niemand opmerkt, omdat ze er altijd al waren.
De orderbevestiging die uit de mail wordt overgetypt in het systeem
De inkoopfactuur die iemand regel voor regel controleert
De offerte die opnieuw wordt samengesteld uit een prijslijst en twee oude documenten
De maandrapportage die uit drie exports aan elkaar wordt geplakt
Los van elkaar is het steeds een kwartiertje. Tien van die kwartiertjes per dag is twaalf uur per week. En het groeit mee met je omzet.
Op een gegeven moment sta je voor de keuze: iemand erbij, of het anders inrichten. Dat tweede is meestal goedkoper dan mensen denken.
Wat ik bouw
Vier soorten werk
De onderste is vaak het beste startpunt. Klein beginnen mag.
Documentverwerking
Je medewerker controleert en bevestigt, in plaats van in te typen.
Inkomende facturen, orders, pakbonnen, CMR's of formulieren automatisch uitlezen, controleren en doorzetten naar je administratie of ERP.
Indicatie: 8.000 tot 25.000 euro, afhankelijk van het aantal documenttypes en koppelingen.
Offerte- en orderflows
Offertes die dezelfde dag de deur uit gaan in plaats van later die week.
Van binnenkomende aanvraag naar een gecontroleerde offerte of order, met jouw prijsregels, staffels en voorwaarden erin verwerkt. Inclusief bevestiging naar de klant en registratie in je eigen systeem.
Indicatie: 10.000 tot 25.000 euro.
Interne kennisassistent
Nieuwe mensen die zelf het antwoord vinden, in plaats van een collega te onderbreken.
Een assistent die vragen beantwoordt over je procedures, handleidingen, contracten of dossiers, met verwijzing naar het bronbestand. Waardevol bij veel wisselende medewerkers of complexe regelgeving.
Indicatie: 7.500 tot 20.000 euro.
Losse koppelingen en kleinere automatiseringen
Eén knelpunt weg, in dagen in plaats van weken.
Twee systemen die niet met elkaar praten, een terugkerende rapportage, een mailstroom die gesorteerd en doorgestuurd moet worden. Niet elk knelpunt is een project.
Indicatie: 2.500 tot 7.500 euro.
De rekensom
Zet het naast de kosten van een aanwerving
Bij grotere trajecten is de vergelijking bijna altijd dezelfde.
Een medewerker erbij
euro per jaar
Bij 45.000 euro bruto. Elk jaar opnieuw, en het stijgt mee.
Een automatiseringstraject
euro, eenmalig
Haalt het vier tot tien uur per week weg, dan is het er doorgaans in zes tot twaalf maanden uit. Daarna loopt het door.
Dit verschilt per bedrijf. In het eerste gesprek reken ik het door met jouw cijfers, en als het zich niet terugverdient zeg ik dat.
Aanpak
Twee routes
Welke past, hangt af van de omvang. Bij een afgebakende automatisering weten we na één gesprek genoeg. Bij een groter traject is vooraf meten de enige manier om tot een eerlijke vaste prijs te komen.
Route 1
Afgebakende automatisering
Kennismaking. We bespreken het knelpunt en ik geef aan of het zinvol is.
Voorstel. Vaste prijs, vaste scope, concrete opleverdatum.
Bouwen en testen. Op echte situaties uit jullie praktijk, samen met de mensen die ermee werken.
Live. Inclusief uitleg en documentatie.
Geen vooronderzoek nodig. Na één gesprek weet je waar je aan toe bent.
Route 2
Procesanalyse en traject
Vooronderzoek. Ik loop een week mee, meet wat het proces feitelijk kost en bepaal wat wel en niet zinvol is.
Rapport. Huidige situatie in uren en euro's, wat automatiseerbaar is, vaste prijs en terugverdientijd.
Bouwen en testen. Op echte situaties uit jullie praktijk, samen met de mensen die ermee werken.
Live. Inclusief uitleg, documentatie en overdracht.
Het rapport is van jou, ook als je verder niets met mij doet. Gaan we door, dan gaat de 1.950 euro van het projectbedrag af.
Werkwijze
Hoe ik het inricht
Een mens op de laatste stap
Software die zelfstandig beslist over facturen, prijzen of klantgegevens is een risico dat je niet nodig hebt. Het systeem bereidt het werk voor, een medewerker bevestigt. Dat kost een paar seconden per handeling en het voorkomt dat er maandenlang iets misgaat zonder dat iemand het ziet.
Uitlegbaar, niet magisch
Bij oplevering ligt vast wat er gebeurt, welke gegevens waar terechtkomen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Je kunt het uitleggen aan je accountant, je klant of een auditor. Geen zwarte doos waar over een half jaar niemand meer bij kan.
Bovenop wat je al hebt
Ik vervang je bestaande software niet. Ik koppel eraan.
Beveiliging
Enterprise-beveiliging, zonder je data uit handen te geven
De meeste automatiseringsleveranciers voegen zichzelf toe als extra partij die je bedrijfsdata ziet. Ik doe het omgekeerd: de automatisering draait binnen jouw bestaande omgeving, onder jouw bestaande beveiliging.
Jouw omgeving, jouw perimeter
De automatisering draait in je eigen cloud, tenant of server. Je bedrijfsdata komt niet in een omgeving van mij terecht, want die is er niet.
ISO 27001 en SOC 2 — geërfd van je eigen cloud
Draait het in jouw Microsoft-, AWS- of Google-omgeving, dan valt het onder de certificering die daar al geldt. Ik voeg geen extra leverancier toe die dat verwatert.
AVG op papier, niet als belofte
Verwerkersovereenkomst, een schema van welke gegevens waarheen gaan, en afgesproken bewaartermijnen. Bij oplevering, niet achteraf op verzoek.
Niets gaat naar modeltraining
Bij elke AI-leverancier gelden enterprise-voorwaarden: in- en uitvoer worden niet gebruikt om modellen mee te trainen. Dat staat in het contract, niet in een blogpost.
Geen autonome beslissingen
Het systeem bereidt voor, een medewerker bevestigt. Er gaat geen factuur, prijs of klantgegeven de deur uit zonder dat iemand ernaar heeft gekeken.
Elke handeling herleidbaar
Wat er gebeurde, wanneer, en op basis waarvan. Uit te leggen aan je accountant, je klant of een auditor zonder dat ik erbij hoef te zijn.
Waarom ik
Ik werk dagelijks als consultant aan automatisering, beveiliging en identiteitsbeheer binnen een grote organisatie waar AVG en informatiebeveiliging geen bijzaak zijn. Diezelfde manier van werken breng ik naar bedrijven die dat niveau niet zelf in huis hebben.
Daarnaast run ik OL Solutions, waar ik al jaren software en websites bouw voor ondernemers in Zeeland en Vlaanderen.
Je hebt dus met één iemand te maken die het bouwt, en niet met een accountmanager die het doorgeeft.
Eerlijk is sneller
Wanneer dit niets voor je is
Niet elk proces is het automatiseren waard. Herken je een van deze drie, dan bespaar ik je het gesprek.
Het proces verloopt elke keer anders
Automatisering werkt op herhaling, niet op uitzonderingen.
Je weet nog niet welk proces de meeste tijd kost
Begin dan met de analyse en niet met bouwen.
De tijdwinst blijft onder de paar uur per week
Dan is de investering het meestal niet waard. Dat zeg ik liever in het eerste gesprek dan in de eindafrekening.
Veelgestelde vragen
Wat klanten meestal eerst vragen
Wat kost het?
Dat hangt af van wat we bouwen. Hierboven staan indicaties per type. Je krijgt altijd vooraf één vaste prijs, geen nacalculatie.
Waarom is het vooronderzoek bij grotere trajecten niet gratis?
Omdat het echt werk is. Ik meet het proces door en praat met de mensen die het uitvoeren. Dat kost een week. Een gratis gesprek van een kwartier levert je een gevoel op, geen beslissing. Bij kleinere automatiseringen is die stap niet nodig.
Je bent één persoon. Wat als je uitvalt?
Terechte vraag. Daarom draait alles in jouw eigen omgeving en op jouw eigen accounts, gebruik ik gangbare techniek in plaats van exotische constructies, en lever ik documentatie waarmee een andere ontwikkelaar het kan overnemen. Je zit nooit vast aan mij om erbij te kunnen.
Hoe snel kun je beginnen?
Meestal binnen twee tot vier weken. In het eerste gesprek hoor je meteen wanneer er ruimte is, zodat je daar rekening mee kunt houden.
Wat gebeurt er met onze bedrijfsgegevens?
Kort: de verwerking draait binnen je eigen omgeving en je krijgt een verwerkersovereenkomst plus een schema van welke gegevens waarheen gaan. Genoeg om voor te leggen aan je accountant of functionaris gegevensbescherming. Hierboven bij Beveiliging staat het volledige verhaal.
Vervangt dit onze mensen?
Nee. Het haalt het repeterende deel uit hun werk. In de praktijk is de vraag zelden of iemand weg kan, maar of je iemand extra moet aannemen.
Wat als ons proces over een jaar verandert?
Dan pas ik het aan. Daar is het beheerabonnement voor, vanaf 250 euro per maand. Automatisering die niet meegroeit met je bedrijf wordt binnen twee jaar genegeerd.
Afsluiting
Begin met één proces
Niet met een plan voor het hele bedrijf. Kies het knelpunt dat nu de meeste tijd kost, en laat me uitrekenen wat het oplevert om het anders in te richten.
Liever eerst even bellen? +32 476 60 78 54
